Privacyverklaring

Spaux B.V.
Spaux B.V. nader in dit document Spaux te noemen.

Spaux is een ICT-, telecom- en zakelijke- dienstverlener die zich richt op de zakelijke markt (B2B). Diensten die Spaux onder andere aanbiedt zijn: automatisering, detachering, telecom, infrastructuur, databeveiliging, hosting en Business Intelligence Analytics. Bij het aanbieden van deze diensten worden gegevens verwerkt. Het verwerken van deze gegevens is operationeel, technisch en/of juridisch noodzakelijk om onze dienstverlening mogelijk te maken.

1. Waarom verwerkt Spaux jouw persoonsgegevens
Spaux kan op verschillende manieren betrokken zijn bij de verwerking van (jouw) persoonsgegevens. Allereerst verwerkt Spaux de persoonsgegevens van haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties, maar uiteraard ook van haar eigen werknemers. Deze verwerking is voor Spaux noodzakelijk om bijvoorbeeld:

• U te kunnen bellen/e-mailen/aanschrijven indien dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening/facturatie
• Om orders te kunnen verwerken, te bezorgen en te plaatsen bij leveranciers
• Om u toegang te kunnen verlenen in online selfservice omgevingen
• Om u te informeren over wijzigingen in wetgeving en onze producten & dienstverlening
• Voor verzending van onze nieuwsbrieven en mailingen met relevante content omtrent trends, nieuwsitems en adoptie van onze producten & diensten en de opvolging daarvan
• In het kader van het uitvoeren, managen en supporten van een met u gesloten overeenkomst
• In het kader van een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden (denk aan de belastingdienst)

In al deze gevallen is Spaux (eind)verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens. Daarnaast kan Spaux persoonsgegevens verwerken voor derden. Dit doen wij voornamelijk als ICT dienstverlener, bijvoorbeeld bij het hosten van een database van een klant. Spaux is in dat geval de bewerker van de betreffende persoonsgegevens. Omdat Spaux in dat geval niet (eind)verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens (dit is en blijft de verantwoordelijke, de eigenaar dus), maakt zij in dat geval graag nadere afspraken met de klant in een zogenaamde bewerkersovereenkomst. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens Spaux verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die klant.

Wij respecteren de privacy van iedereen die in contact komt met Spaux en zijn medewerkers. Wij zorgen dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. In dit Privacy Statement wordt beschreven hoe Spaux met persoonsgegevens omgaat.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Spaux
Spaux kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van onze producten en diensten en/of omdat u deze gegevens zelf bij het invullen van een formulier op de website en/of door het sturen en/of beantwoorden van een e-mail aan Spaux heeft verstrekt.
Spaux kan, afhankelijk van de type overeenkomst en jouw functie, de volgende persoonsgegevens verwerken:

Klanten en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Geboortedatum
• Geslacht (conform legitimatie)
• Een kopie van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• Het documentnummer van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• De geldigheid (einddatum) van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Personeelsnummers / afdelingen / kostenallocaties t.b.v. factuur specificaties en/of referenties
• Onderliggende specificaties van afgenomen diensten / verbindingen / hard- en software (licenties)
  IP-adres(sen)
  MAC adres(sen)
  Gekoppelde hard- en software (licenties)
  Inloggegevens en handelingen binnen selfservice omgevingen
  Inloggegevens en handelingen binnen de afgenomen diensten
  Inloggegevens t.b.v. gekoppelde inlogsystemen
  Uitgaand en inkomend vast en/of mobiel belverkeer afhankelijk van de afgenomen diensten
  Uitgaand en inkomend vast en/of mobiel dataverkeer afhankelijk van de afgenomen diensten
• Het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens, anonimiseren, aggregeren, versleutelen diensten / informatie t.b.v. Business Analytics en/of uitvoering van de overeengekomen dienst(en)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

De “onderliggende specificaties van afgenomen diensten / verbindingen / hard- en software (licenties)” zijn gegevens die altijd verwerkt worden in opdracht van onze opdrachtgever en afhankelijk zijn van de overeenkomst. Indien Spaux deze informatie zelf gebruikt ter verbetering van zijn dienstverlenging en/of inzicht te krijgen in het gebruik van onze diensten zal dit altijd op basis van volledig geanonimiseerde gegevens zijn die niet meer zijn terug te herleiden naar personen waardoor deze gegevens dus niet meer als persoonsgegevens worden gezien.

Leveranciers en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Geboortedatum
• Geslacht (conform legitimatie)
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Prospects en geïnteresseerde organisaties en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, C.V., e-mail, online formulier, hardcopy formulier
• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Medewerkers (en partners indien van toepassing / relevant) van Spaux

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Een kopie van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• Geboortedatum
• Geslacht (conform legitimatie)
• BSN-nummer
• Bankgegevens
• Salarisgegevens
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Naast de specifieke punten zoals hierboven benoemd neemt Spaux alle telefoniegesprekken (vast & mobiel) van en naar de nummers van Spaux op. De opgenomen gesprekken worden gebruikt om de medewerkers van Spaux te trainen en kunnen worden gebruikt als referentie bij het maken van afspraken.

In en rond ons pand hangen videocamera’s om onze medewerkers en jouw/ons eigendom te beschermen. Deze videocamera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van ons pand wordt u op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het maken van camerabeelden ter voorkoming van ontvreemding en opsporingsdoeleinden.

3. Hoe lang en waar bewaart Spaux deze gegevens
Spaux bewaart jouw gegevens zolang dat in het kader van de met jouw of jouw bedrijf gesloten overeenkomst(en) noodzakelijk is tenzij er een administratieve of wettelijke bewaarplicht geldt in welk geval Spaux de gegevens gedurende dat termijn zal bewaren.

• In het geval van de gespreksopname is dit maximaal 90 dagen waarna deze gesprekken automatisch worden verwijderd mits deze geen onderdeel zijn van een lopend (juridisch) onderzoek
• In het geval van video opnames in en rond ons pand is dit maximaal 90 dagen waarna deze beelden automatisch worden verwijderd mits deze geen onderdeel zijn van een lopend (juridisch) onderzoek
• Voor prospects en geïnteresseerde organisaties is dat gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect en/of geïnteresseerde

Jouw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen op onze eigen servers in Rotterdam en/of op onze VPS (Virtual Private Server) omgeving die in Nederland staat.

4. Welke informatie deelt Spaux met anderen en waarom
Voor het leveren van bepaalde diensten maakt Spaux gebruik van derde partijen. Voor zover deze partijen bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot jouw gegevens, heeft Spaux de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat jouw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt. Als een leverancier zich buiten Europa* bevindt, dan garandeert Spaux dat de verwerking van jouw gegevens met dezelfde waarborgen is omkleed als bij een verwerking door een leverancier in Europa. Spaux deelt alleen de noodzakelijke informatie. Spaux en derde partijen zijn in sommige situaties verplicht jouw gegevens af te staan aan de autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Ook bij het bellen naar het alarmnummer 112 zijn Spaux en derde partijen verplicht jouw telefoonnummer mee te sturen. Daarnaast wordt jouw telefoonnummer verstrekt aan uitgevers van telefoongidsen en abonnee-informatiediensten als u heeft aangegeven dat jouw nummer vermeld mag worden. Als u een afgeschermd telefoonnummer heeft, dan verstrekken wij jouw nummer aan andere aanbieders ten behoeve van afscherming van het gebelde nummer op de nota.

Informatie verzameld uit hoofde van dit Privacy Statement, waaronder persoonsgegevens, kan worden gedeeld met één of meer externe partijen voortvloeiend uit een verandering in eigendom of zeggenschap met betrekking tot de werkzaamheden van Spaux (middels fusie, verkoop of anderszins) of andere reorganisatie of samenwerking, of toewijzing, overdracht of andere vervreemding van het gehele of een deel van ons bedrijf, onze activa of onze aandelen (waaronder met betrekking tot faillissement of soortgelijke procedures), en dergelijke informatie kan door een externe partij worden gebruikt in overeenstemming met dit Privacy Statement.

*Buiten de Europese Economische Ruimte, ook wel ‘doorgifte buiten EER’

5. Welke informatie verzamelt Spaux op zijn website(s) en waarom
Op de website van Spaux worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van jouw device, het tijdstip van opvraging en gegevens die jouw browser meestuurt. Deze gegevens worden verzameld door het gebruik van cookies en gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Spaux gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren en om bezoekers van zo relevant mogelijke content te voorzien.

6. Cookies accepteren of weigeren
Volgens Nederlandse wetgeving geldt er een informatie- en toestemmingsplicht (opt-in) voor het gebruik van cookies. Een opt-in betekent dat Spaux vooraf toestemming moet vragen om cookies te mogen plaatsen op jouw computer, tablet of telefoon. Dit moeten we doen voor iedere site of app die nog niet eerder aan u is getoond. Daarom tonen we u bij een eerste bezoek een pop-up venster, waarin wij u vertellen welke cookies we willen plaatsen.

In dit pop-up venster kunt u aangeven of u hier wel of niet mee akkoord gaat. Zodra u cookies accepteert of weigert, wordt jouw IP-adres opgeslagen in onze database. Achter jouw IP-adres staat dan of u de cookies (beperkt of volledig) hebt geaccepteerd en op welke datum en tijdstip u dat heeft gedaan. We slaan deze informatie op zodat we jouw voorkeur kunnen bewaren. Vervolgens laden we iedere keer dat u onze site of app bezoekt, de juiste cookies. Deze informatie blijft geldig totdat u jouw cookies wist of jouw voorkeur aanpast.

U kunt er ook voor kiezen om helemaal nooit cookies op u computer toe te staan. U doet dit door jouw browserinstellingen aan te passen. Kijk hiervoor in de handleiding van de browser die u gebruikt.

7. Hoe kunt u cookies zelf verwijderen?
U kunt cookies weigeren door simpelweg geen toestemming te geven om cookies op jouw computer te plaatsen. Wijzigt u de voorkeuren voor cookies of trekt u jouw toestemming voor het plaatsen van cookies helemaal in, dan lezen wij geen cookies meer uit. Wij kunnen al bestaande cookies op jouw apparatuur echter niet verwijderen, omdat we geen toegang hebben tot jouw computer of telefoon. U kunt zelf bestaande cookies verwijderen via de internetbrowser. Kijk hiervoor in de handleiding van de browser die u gebruikt, zoals Microsoft Edge, Firefox, Google Chrome of Safari. Ook op de website www.veiliginternetten.nl staat hoe u eerder aangemaakte cookies verwijdert.

Na het verwijderen van cookies herkennen wij jouw browser niet meer. Daarom kan het zijn dat u bij het openen van de website of app opnieuw jouw voorkeuren moet instellen of moet inloggen. U krijgt dan opnieuw een cookiemelding te zien.

8. Het gebruik van Google Analytics op de website(s) van Spaux
Spaux maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website(s) gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie is volledig geanonimiseerd. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Spaux heeft hier geen invloed op. Spaux heeft Google geen toestemming gegeven om via Spaux verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten of advertentiedoeleinden.

9. Het gebruik van Marketing cookies op de website(s) van Spaux

Spaux maakt gebruik van marketingcookies om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders. Spaux maakt gebruikt van Google Ads en Google Tag Manager om advertenties te publiceren.

Opt-out mogelijkheid

Spaux erkent hoe belangrijk online privacy voor u is, dus bieden wij de volgende optie voor het beheren van de gerichte advertenties die u ontvangt en hoe we jouw gegevens gebruiken:

• U kunt ervoor kiezen geen gepersonaliseerde advertenties te ontvangen die door ons of namens ons worden geleverd door op het blauwe pictogram te klikken dat doorgaans in de hoek van de advertenties wordt weergegeven en de instructies te volgen of door hier te klikken.

Als u meerdere browsers of apparaten gebruikt, zullen we u als gebruiker afmelden voor degene die we aan u hebben gekoppeld. Aangezien we mogelijk niet al jouw browsers of apparaten hebben verbonden met u als gebruiker, moet u deze opt-out wellicht op elke browser of elk apparaat uitvoeren.

10. Het gebruik van Linkedin Insight Tag op de website(s) van Spaux
De LinkedIn Insight Tag is een stukje lichtgewicht JavaScript-code die we aan onze website(s) hebben toegevoegd om diepgaande campagnerapportage mogelijk te maken en om ons te helpen waardevolle inzichten over onze websitebezoekers te ontsluiten. We gebruiken de LinkedIn Insight Tag om conversies bij te houden, websitebezoekers opnieuw te targeten en aanvullende inzichten te ontsluiten over de interactie van leden met onze LinkedIn-advertenties.

De LinkedIn Insight Tag maakt het verzamelen van metagegevens mogelijk, zoals IP-adresinformatie, tijdstempel en gebeurtenissen zoals paginaweergaven. Alle gegevens zijn versleuteld. De LinkedIn-browsercookie wordt opgeslagen in de browser van een bezoeker totdat deze de cookie verwijdert of de cookie verloopt (er verstrijkt zes maanden na de laatste keer dat de browser van de bezoeker de Insight-tag heeft geladen). U kunt zich afmelden voor cookies van LinkedIn op jouw LinkedIn-instellingenpagina en u aanraden om hun cookiebeleid te lezen voor meer informatie.

11. Het gebruik van links op de website(s) van Spaux

De website(s) van Spaux kan links naar websites van derden bevatten. Hoewel deze website(s) met zorg geselecteerd zijn, is Spaux niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze website(s) of voor de manier waarop deze website(s) met persoonsgegevens omgaan. Spaux adviseert u altijd de privacyverklaring van de betreffende website(s) te lezen.

12. Het beveiligen van jouw gegevens door Spaux

Spaux neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer serieus en neemt passende (beveiligings-)maatregelen, zowel organisatorisch als technisch, om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw persoonsgegevens tegen te gaan waaronder o.a.:

• Alle personen die namens Spaux van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die zij nodig hebben voor hun werk
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen met waar mogelijk MFA (MultiFactor Authentication) en/of SSO (Single Sign On) aangevuld met passkeys / fysieke tokens
• We zorgen voor relevante encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Wij worden getoetst op alle relevante beveiligingsmaatregelen en beleid conform de ISO27001 norm door een externe gecertificeerde partij
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Geen enkele wijze van overdracht over internet (o.a. e-mail) en/of digitale opslag is 100% veilig.

13. Welke rechten u heeft
Op basis van Europese privacywetgeving heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen ten aanzien van jouw gegevens. In deze paragraaf staan jouw rechten omschreven. Als u een of meerdere rechten wilt uitoefenen, neemt u dan contact met ons op. Dit kunt u doen door een brief of een e-mail te sturen. Om jouw verzoek in behandeling te kunnen nemen heeft Spaux minimaal de volgende informatie van u nodig:

• jouw volledige naam;
• jouw adres;
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs (let op dat u de kopie voorziet van een watermerk en het Burgerservicenummer afdekt).

Om jouw rechten te kunnen waarborgen kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn aanvullende informatie van u te ontvangen of dat u de verwerkte gegevens opvraagt via jouw werkgever die ze verstrekt heeft binnen de zakelijke overeenkomst in plaats van direct bij ons.

14. Inzage in jouw gegevens
U heeft het recht om te weten welke gegevens van u door Spaux worden verwerkt. U kunt een verzoek tot inzage per brief of per e-mail bij ons indienen. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

15. Correctie van jouw gegevens
Als de gegevens waarover Spaux beschikt niet juist zijn dan kunt u de foutieve gegevens laten corrigeren. Neem hiervoor contact met ons op. Wij verwachten dat u in jouw bericht of brief aangeeft welke gegevens onjuist zijn en hoe deze gegevens moeten worden gecorrigeerd.

16. Bezwaar en verwijdering van jouw gegevens
In bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken de verwerking van jouw gegevens te staken en deze te verwijderen. Zo’n verzoek is bijvoorbeeld mogelijk wanneer u niet langer van onze dienstverlening gebruik maakt of u ernstige bezwaren hebt tegen de verwerking van jouw gegevens. Als u ernstige bezwaren heeft tegen de verwerking van jouw gegevens dan verwachten wij dat u in jouw verzoek aangeeft wat jouw bezwaren zijn.

17. Beperken van verwerking
Als u jouw gegevens wilt corrigeren of wilt laten verwijderen dan kunt u – gedurende de tijd dat jouw aanvraag bij ons in behandeling is – de verwerking tijdelijk laten stopzetten. Ondanks een mogelijke beperking mogen wij jouw gegevens blijven opslaan. Wanneer duidelijk wordt dat jouw verzoek terecht is zullen wij jouw verzoek uitvoeren. Is Spaux van mening dat jouw verzoek ongegrond is dan zal de verwerking van jouw gegevens worden hervat.

18. Overdracht van jouw gegevens
U kunt bij ons een kopie van jouw gegevens opvragen die wij in bezit hebben. De kopie betreft alleen de gegevens die wij hebben verwerkt met jouw toestemming of voor het uitvoeren van jouw overeenkomst met jouw werkgever. Wij zullen de kopie aanleveren in een gangbaar bestandsformaat.

19. Klacht indienen bij de toezichthouder
Bent u niet tevreden over de manier waarop Spaux jouw privacy waarborgt? Neem dan contact met ons op zodat wij samen een oplossing kunnen zoeken. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Intrekken van gegeven toestemming
Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van jouw gegevens dan kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Het intrekken van toestemming kan bijvoorbeeld in het instellingenmenu van de applicatie als deze applicatie om toestemming heeft gevraagd. Het is in dit geval niet nodig om Spaux een brief of e-mail te sturen met de mededeling dat u jouw toestemming intrekt.

21. Enkele beperkingen
U dient zich er van bewust te zijn dat er, indien toegestaan, kosten in rekening kunnen worden gebracht voor herhaalde verzoeken van dezelfde persoon zoals bepaald door Spaux en enkel opgelegd voor zover wettelijk toegestaan.

22. Hoe u ons kunt bereiken
Als u vragen heeft of gebruik wil maken van jouw rechten dan kunt u op verschillende manier met ons contact opnemen.

• Per post
  Spaux.B.V.
  t.a.v. Information Security Manager
  's-Gravenweg 403-405
  3065 SB Rotterdam
• Via e-mail
  privacy@spaux.io

Spaux behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te kunnen wijzigen, waarbij deze wijziging automatisch van toepassing zal zijn op alle partijen wanneer de wijzigingen zijn aangenomen door Spaux en zijn gepubliceerd op onze website.