Wat je niet ziet, kun je niet beheren
Schaduw-IT is het gebruik van apps, diensten of hardware buiten het zicht en de controle van de IT-afdeling. Vaak gebeurt dat zonder dat eindgebruikers beseffen welke gevolgen het kan hebben. De oorzaak ligt meestal bij de middelen die vanuit de organisatie beschikbaar zijn: software die niet goed aansluit, aanvragen die te lang duren of soms helemaal geen alternatieven. Zeker sinds de opkomst van remote werken is de drempel laag: met een privé-account of zelfs een zakelijk e-mailadres is een nieuwe SaaS-dienst zo aangemaakt. Aanbieders maken het gebruikers zo eenvoudig mogelijk, waardoor schaduw-IT ongemerkt snel kan groeien.
Maar achter die eenvoud schuilen meerdere risico's. Data kan terechtkomen op onbeveiligde of buitenlandse servers. Licenties en toegangsrechten worden niet centraal beheerd. Er is geen back-up, geen logging en geen manier om in te grijpen als er iets niet goed gaat. En hoe meer losse tools er in omloop zijn, hoe lastiger het wordt om samen te werken.
Maar er is meer dan alleen apps en accounts
Grip gaat verder dan alleen applicaties en accounts. Ook je netwerk verdient aandacht. Onbekende of ongewenste apparaten mogen geen vrije toegang krijgen tot je bedrijfsnetwerk of het internet. Met moderne netwerkbeveiliging sluit je uit dat er ineens slimme speakers, deurbellen of andere ongewenste hardware ongemerkt worden aangesloten.
Ook wifi vraagt om dezelfde controle. In plaats van een gedeeld wachtwoord dat snel rondgaat, gebruik je moderne authenticatie: gekoppeld aan Entra ID, met certificaten of per gebruiker. Zo weet je zeker welke gebruikers en apparaten verbonden zijn en houd je het netwerk schoon en veilig.
Het nadeel van gedeelde accounts
Een andere sluipende gewoonte: meerdere mensen die inloggen met hetzelfde account. Eén centraal e-mailadres voor de hele afdeling, of één login voor een marketingtool. Handig, want je hoeft geen nieuwe gebruikers aan te maken. Maar zodra iemand het bedrijf verlaat, is er geen overzicht meer van wie toegang heeft gehad of dat mogelijk nog steeds heeft. Bovendien kun je niet achterhalen wie welke acties heeft uitgevoerd, wat bij incidenten of fouten tot lastige discussies kan leiden.
Licht in de duisternis
De oplossing ligt niet in strenge verboden, maar in inzicht. Met SaaS-management breng je overzicht in welke applicaties worden gebruikt, wie inlogt met welk account en waar data wordt opgeslagen. Je ziet of er persoonlijke of zakelijke e-mailadressen worden gebruikt, waar gedeelde logins rondgaan en of oud-medewerkers nog toegang hebben.
Naast inzicht in applicaties speelt ook wachtwoordbeheer een grote rol. Met een password manager beheer je gedeelde accounts en MFA-tokens centraal. Medewerkers hoeven geen inloggegevens onderling te delen, terwijl jij grip houdt op wie toegang heeft en wanneer. Dat maakt onboarding en offboarding overzichtelijk en voorkomt dat gevoelige gegevens buiten beeld blijven circuleren.
Schaduw-IT en gedeelde accounts verdwijnen niet vanzelf. Maar met overzicht, duidelijke afspraken en goede alternatieven wordt het eenvoudig om veiligheid en gebruiksgemak samen te laten gaan. Wat je ziet, kun je beschermen — en wat je beschermt, kun je met vertrouwen gebruiken.
Gerelateerde diensten
